Електронна трудова книжка в Україні — це вже не опція “на майбутнє”, а частина завершення великого переходу від паперових документів до цифрового обліку стажу. До 10 червня 2026 року працівникам і роботодавцям варто передати до Пенсійного фонду відсутні відомості про трудову діяльність, насамперед за періоди до 1 січня 2004 року. Це дає змогу оцифрувати трудову книжку, тобто зберегти повну історію стажу в реєстрі, швидше оформлювати пенсію і менше залежати від паперових архівів.
Перехід на електронні трудові книжки в Україні триває вже кілька років. Його суть у тому, що держава поступово відмовляється від паперової моделі обліку трудової діяльності й переносить ці дані до реєстру застрахованих осіб. Це означає, що інформація про роботу, переведення, звільнення та окремі періоди, які враховуються до стажу, має зберігатися не лише на папері, а й у цифровому форматі. Закон про такий перехід був ухвалений у 2021 році, а сам перехідний період розрахований на п’ять років.
Читайте також: ПФУ чекає повідомлення до 1 квітня: як пенсіонерам з ТОТ не залишитися без виплат
Що таке електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка — це не окремий “файл” чи новий пластиковий документ. Це сукупність відомостей про трудову діяльність працівника, які зберігаються в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Саме там фіксуються дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові зміни. Переглянути їх можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Навіщо це потрібно
Головний сенс оцифрування — прибрати залежність від паперової трудової, яку можна загубити, пошкодити або отримати з помилками в записах. Електронний формат:
- спрощує підтвердження стажу,
- зменшує кількість довідок, які треба збирати перед пенсією,
- і дає можливість швидше отримувати послуги ПФУ.
Окремо важливо, що після оцифрування людина може оперативно перевірити свої записи онлайн, а не шукати старі накази чи архіви роботодавців.
До якого часу треба оцифрувати трудову книжку
Закон №1217-IX передбачив, що Пенсійний фонд включає відсутні відомості про трудову діяльність працівників до реєстру протягом п’яти років з дня набрання законом чинності. ПФУ у своїх роз’ясненнях прямо вказує, що завершення цього перехідного періоду припадає на 10 червня 2026 року. Саме тому громадянам радять не відкладати подання документів на останні тижні.
Читайте також: Цифровізація спорту в Україні: що передбачає новий законопроєкт Ради
Кого це стосується
Оцифрування актуальне для всіх, хто має або мав паперову трудову книжку: нинішніх працівників, людей, які вже звільнилися, тих, хто шукає роботу, а також українців, які перебувають за кордоном. Подати відомості може:
- як сам працівник,
- так і роботодавець.
Крім того, ПФУ окремо зазначає, що працівник може звернутися із документами ще й особисто до сервісного центру Пенсійного фонду.
Важливий нюанс: що саме треба оцифровувати
Не всі бояться дарма, що доведеться “з нуля” переносити всю трудову біографію. Насправді ПФУ пояснює: інформація про періоди роботи після 1 січня 2004 року вже внесена до реєстру на підставі звітів страхувальників. Тому оцифрування в першу чергу потрібне для підтвердження періодів до 1 січня 2004 року, якщо вони є лише у паперовій трудовій або в інших документах.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Самостійне подання відомостей відбувається через вебпортал Пенсійного фонду.
Алгоритм такий:
- спочатку потрібно зайти на портал ПФУ й авторизуватися. Для подання сканкопій ПФУ радить використовувати КЕП або Дія.Підпис, оскільки заяву потрібно підписати електронним підписом.
- Далі в особистому кабінеті треба обрати розділ «Комунікації з ПФУ», а в ньому — вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Після цього слід заповнити загальні дані, дати згоду на обробку персональних даних, прикріпити скани документів і натиснути «Підписати та відправити в ПФУ». Статус розгляду заяви відображається у розділі «Мої звернення».
Які саме скани потрібно завантажити
ПФУ вимагає подавати всі заповнені сторінки трудової книжки у хронологічному порядку. Сканкопії мають бути зроблені з оригіналів, у кольоровому форматі, з чітко видимими реквізитами: серією та номером документа, датами, печатками, підписами, прізвищем, ім’ям та по батькові власника. Допустимі формати — JPG, JPEG або PDF; розмір кожного файлу — до 1 МБ, а рекомендована якість сканування — 300 dpi. Для багатосторінкових документів ПФУ радить формувати один файл.
Які додаткові документи можуть знадобитися
Окрім самої трудової книжки, ПФУ рекомендує за потреби одразу додавати інші документи, які підтверджують окремі періоди стажу: військовий квиток, документи про очне навчання разом із додатками, свідоцтво про народження дитини та інші підтверджувальні документи. Якщо людина змінювала прізвище, ім’я чи по батькові, варто додати документи про таку зміну — наприклад, свідоцтво про шлюб або документ про зміну імені.
Чи може це зробити роботодавець
Так. Закон і роз’яснення ПФУ дозволяють подавати відомості не лише працівнику, а й роботодавцю. Для цього роботодавець або уповноважена ним особа:
- вносить дані через електронний кабінет страхувальника,
- додає сканкопії документів
- і підписує подання кваліфікованим електронним підписом.
Тобто працівник може або зробити все сам, або попросити роботодавця взяти цю технічну частину на себе.
Хто має оцифрувати трудову книжку?
Кожен, хто працює або працював, має оцифрувати свою трудову. Це стосується:
- нинішніх працівників;
- тих, хто шукає роботу;
- українців, які мешкають за кордоном;
- людей, які втратили або пошкодили паперову книжку.
Як перевірити, чи трудова вже оцифрована
Перевірити це можна у власному кабінеті на порталі ПФУ.
Для цього потрібно:
- зайти в розділ «Електронна трудова книжка»,
- потім натиснути «Дані ЕТК»
- і відкрити вкладку «Відцифрована ЕТК».
Саме там відображається результат обробки документів, які подав працівник або роботодавець. Якщо всі потрібні записи вже є, повторно завантажувати ті самі документи не потрібно.
Як отримати витяг з електронної трудової книжки
Витяг з ЕТК — це офіційний електронний документ, який може знадобитися:
- під час працевлаштування,
- для підтвердження стажу
- або в інших адміністративних процедурах.
Щоб його отримати, на порталі ПФУ треба:
- зайти в «Комунікації з ПФУ»,
- обрати «Запит на отримання електронних документів»,
- а потім тип звернення «Витяг з ЕТК».
- Після відправлення запиту результат також з’явиться в розділі «Мої звернення», де можна відкрити сформований PDF-файл.
Для такого запиту ПФУ вказує кілька способів входу: КЕП, ID.GOV.UA/BankID або Дія.Підпис.
Що робити, якщо паперова трудова книжка втрачена
Втрата паперової трудової не означає автоматичної втрати стажу. ПФУ роз’яснює, що за відсутності трудової книжки або потрібних записів стаж можна підтверджувати довідками підприємства чи правонаступника, архівними довідками, виписками з наказів, особовими рахунками, відомостями на видачу зарплати, трудовими договорами та іншими документами, що містять відомості про періоди роботи. Якщо ж документи не збереглися взагалі, для окремих періодів можливе підтвердження стажу на підставі показань не менше двох свідків, які працювали з людиною на тому самому підприємстві та мають документи про власну роботу за відповідний час. Такий порядок ґрунтується на постанові Кабміну №637.
Чи можна “втратити стаж”, якщо не оцифрувати книжку зараз
Сам по собі страховий стаж не “зникає” тільки через те, що людина не встигла завантажити скани сьогодні. ПФУ окремо наголошує, що дані після 1 січня 2004 року вже містяться в реєстрі, а періоди до цієї дати підтверджуються паперовими або іншими документами. Проте без оцифрування в майбутньому може бути складніше й довше підтверджувати окремі епізоди трудової діяльності, особливо якщо роботодавець ліквідований, архів неповний або паперові документи пошкоджені.
Чи треба здавати паперову трудову книжку
Ні, автоматично “здавати назавжди” паперову книжку не потрібно. Закон передбачає, що після завершення включення відсутніх відомостей до реєстру наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис. Тобто паперовий документ краще зберігати як резервне підтвердження, навіть якщо основні дані вже є в електронному вигляді.
Оцифрування трудової книжки — це не формальність, а спосіб убезпечити власний стаж і зменшити залежність від паперових архівів. До 10 червня 2026 року варто перевірити, чи всі твої записи внесені до електронної трудової, а за потреби — подати сканкопії через портал ПФУ, через роботодавця або особисто в сервісному центрі. Особливу увагу слід приділити періодам роботи до 1 січня 2004 року, бо саме вони найчастіше потребують додаткового підтвердження.
За матеріалами pfu.gov.ua
